Laskutuspohja vai laskutusohjelma?

Laskut

Monelle uudelle yrittäjälle tulee yllätyksenä, miten paljon aikaa laskujen laatimiseen ja lähettämiseen menee! Laskuksi ei todellakaan riitä aanelonen, missä on loppusumma ja tilinumero, vaan siihen on merkittävä selkeästi esimerkiksi y-tunnus, ALV:n osuus, eräpäivä, viivästyskorko ja moni muu seikka. Laskuja on kuitenkin lähetettävä, eiväthän asiakkaat muuten osaa maksaa. Moni aloitteleva yrittäjä kompastuu juuri laskutukseen. Oman työn hinnoittelu on vaikeaa, laskujen laatiminen tuntuu hankalalta ja aikaa vievältä, ja suoritusten seuraaminen unohtuu. Kun yrittäjälle itselleen tulee kuitenkin koko ajan laskuja – YEL-laskuja, materiaalikuluja, toimitilavuokria ja oma-aloitteisia veroja – voikin käydä niin, ettei kassassa olekaan rahaa niiden maksamiseen. Laskutus kannattaa ottaa siis haltuun alusta pitäen. Jos kirjanpitäjän pestaamiseen tai kirjanpitotoimiston palvelujen käyttämiseen ei ole vielä varaa, kannattaa tutustua valmiisiin laskupohjiin ja edullisiin laskutuspalveluihin. Laskujen laatimiseen ja lähetettyjen laskujen maksetuiksi tulemisen seuraamiseen on hyvä varata aikaa joka viikko. Laskulle kannattaa antaa maksuaikaa 14 vuorokautta, minkä jälkeen uhkaat 7–11 prosentin viivästyskorolla.

Laskupohja riittää pienen yrityksen tarpeisiin

Niin kauan kuin yrityksen toiminta on vielä pienimuotoista ja laskuja lähetetään suhteellisen vähän, riittää yrityksen tarpeisiin yksi hyvä laskupohja. Ei kannata tuhlata omaa, kallista aikaa laskupohjan laatimiseen, kun joku muu on jo tehnyt toimivan laskupohjan puolestasi, ja sen on käytössä hyväksi havaittu! Lataa ilmainen Word-laskupohja täältä ja tallenna se tietokoneellesi. Muista vaihtaa aina asiakkaan tiedot, eräpäivä ja laskutettava summa – muita kohtia ei yleensä tarvitse muuttaa, joten laskujen luominen helpottuu. Yrityksen nimi ja tilitiedot tulevat automaattisesti jokaiseen uuteen laskuun, ja Word hoitaa puolestasi arvonlisäveron osuuden ja loppusumman laskemisen. Valmiin laskun voit lähettää asiakkaan sähköpostiin tai tulostaa ja lähettää postitse. Yrittäjän tai kirjanpitäjän vastuulle jää seurata, tuleeko lasku maksetuksi, vai onko aiheellista lähettää maksumuistutus.

Hyvän ja toimivan laskupohjan ei tarvitse sisältää mitään ylimääräistä laskun antamispäivän ja yrityksesi tietojen (nimen, osoitteen ja y-tunnuksen), ostajan yhteystietojen, palvelun luonteen ja suorituspäivän sekä hintatietojen (verottoman yksikköhinnan, verokannan ja ALV:n osuuden) lisäksi. Jos haluat personoida laskupohjaa ja lisäillä siihen esimerkiksi oman logosi tai laskun maksamista helpottavan (ja virhelyöntien määrää vähentävän) viivakoodin tai automatisoidun viivakoodin, joudut yleensä päivittämään laskupohjan maksulliseksi versioksi. Jossain palveluissa voi lähettää tietyn määrän laskuja kuussa ilmaiseksi. Ilmaislaskujen määrä voi olla esimerkiksi 10 kappaletta. Tämän rahan ylityttyä joudut maksamaan laskupohjista, esimerkiksi kympin kuussa, ja jos haluat yhdistää laskupohjiin lisäpalveluita, kuten laskujen maksun seurantaa, kuukausiveloitus kasvaa. Kun laskupohjien luontiin yhdistetään lisäpalveluita, puhutaan jo laskutusohjelmasta.

Toiminnan laajentuessa kannattaa harkita laskutusohjelmaa

Kun yrityksen toiminta laajenee ja laskuja alkaa lähteä kuukaudessa yli 10, alkaa yrittäjä viimeistään silloin kaivata apua laskutuksen hoitoon ja suoritusten seuraamiseen. Jokin halpa, sähköinen kirjanpito- ja laskutusohjelma voi olla silloin paras ratkaisu. Yrittäjältä säästyy aikaa varsinaiseen työntekoon, kun laskutusohjelma hoitaa ison osan hänen puolestaan.

Laskutusohjelmien laskuista löytyy yleensä se edellä mainittu viivakoodi, mikä parantaa laskun mahdollisuuksia tulla maksetuksi ajallaan ja löytää oikeaan osoitteeseen. Laskutusohjelma sisältää usein laskujen lähetyspalvelun ja verkkolaskumahdollisuuden. Mitä helpompi ja nopeampi laskutuspalvelu, sen parempi yrittäjän kannalta. Plussa tulee siitä, jos se ei vaadi latauksia tai asennuksia omalle tietokoneelle. Kätevin laskutusohjelma on sellainen pilvipalvelu, mikä sopii myös reskontran ja myynnin seurantaan. Maksullisen laskutusohjelman järjestelmä pitää kirjaa laskujen maksamisista ja lähetetyistä muistutusten määristä. Laskut ovat siis varmassa tallessa, järjestyksessä ja aina ajan tasalla. Ostajan tiedot tulevat viralliselle, tyylikkäälle ja ehkä myös yrityksen logolla varustellulle laskulle suoraan asiakasrekisteristä. Jos uusien asiakkaiden tiedot tallentuvat pilvipalveluun laskun teon yhteydessä, on laskutusohjelma erityisen kätevä.

Hyvässä laskutusohjelmassa on paljon sen käyttämistä ja laskujen lähettämistä helpottavia toimintoja. Esimerkiksi yhdistyksen jäsenmaksut tulevat hoidettua uskomattoman nopeasti, jos laskun voi kopioida uudelle pohjalla uuden laskunsaajan tiedoilla. Jos yhdistyksessä on tuhansia jäseniä, veisi vuosittaisten jäsenmaksu-laskujen laatiminen manuaalisesti (tai laskupohjilla) valtavasti aikaa! Laskutusohjelma saattaa hoitaa myös hyvityslaskut asiakkaille. Hyvät ja monipuoliset laskutusohjelmat eivät ole kalliita. Verkkolaskutuksen, asiakas- ja tuoterekisterin, viitenumeroinnin ja reskontran seuraamisen sisältävän laskutusohjelman saa halvimmillaan noin 10 eurolla kuussa. Vuositilaus voi kerralla maksettuna olla tätäkin halvempi. 

Navigation