Kategoria: Palvelut

Laskutuspohja vai laskutusohjelma?

Laskut

Monelle uudelle yrittäjälle tulee yllätyksenä, miten paljon aikaa laskujen laatimiseen ja lähettämiseen menee! Laskuksi ei todellakaan riitä aanelonen, missä on loppusumma ja tilinumero, vaan siihen on merkittävä selkeästi esimerkiksi y-tunnus, ALV:n osuus, eräpäivä, viivästyskorko ja moni muu seikka. Laskuja on kuitenkin lähetettävä, eiväthän asiakkaat muuten osaa maksaa. Moni aloitteleva yrittäjä kompastuu juuri laskutukseen. Oman työn hinnoittelu on vaikeaa, laskujen laatiminen tuntuu hankalalta ja aikaa vievältä, ja suoritusten seuraaminen unohtuu. Kun yrittäjälle itselleen tulee kuitenkin koko ajan laskuja – YEL-laskuja, materiaalikuluja, toimitilavuokria ja oma-aloitteisia veroja – voikin käydä niin, ettei kassassa olekaan rahaa niiden maksamiseen. Laskutus kannattaa ottaa siis haltuun alusta pitäen. Jos kirjanpitäjän pestaamiseen tai kirjanpitotoimiston palvelujen käyttämiseen ei ole vielä varaa, kannattaa tutustua valmiisiin laskupohjiin ja edullisiin laskutuspalveluihin. Laskujen laatimiseen ja lähetettyjen laskujen maksetuiksi tulemisen seuraamiseen on hyvä varata aikaa joka viikko. Laskulle kannattaa antaa maksuaikaa 14 vuorokautta, minkä jälkeen uhkaat 7–11 prosentin viivästyskorolla.

Laskupohja riittää pienen yrityksen tarpeisiin

Niin kauan kuin yrityksen toiminta on vielä pienimuotoista ja laskuja lähetetään suhteellisen vähän, riittää yrityksen tarpeisiin yksi hyvä laskupohja. Ei kannata tuhlata omaa, kallista aikaa laskupohjan laatimiseen, kun joku muu on jo tehnyt toimivan laskupohjan puolestasi, ja sen on käytössä hyväksi havaittu! Lataa ilmainen Word-laskupohja täältä ja tallenna se tietokoneellesi. Muista vaihtaa aina asiakkaan tiedot, eräpäivä ja laskutettava summa – muita kohtia ei yleensä tarvitse muuttaa, joten laskujen luominen helpottuu. Yrityksen nimi ja tilitiedot tulevat automaattisesti jokaiseen uuteen laskuun, ja Word hoitaa puolestasi arvonlisäveron osuuden ja loppusumman laskemisen. Valmiin laskun voit lähettää asiakkaan sähköpostiin tai tulostaa ja lähettää postitse. Yrittäjän tai kirjanpitäjän vastuulle jää seurata, tuleeko lasku maksetuksi, vai onko aiheellista lähettää maksumuistutus.

Hyvän ja toimivan laskupohjan ei tarvitse sisältää mitään ylimääräistä laskun antamispäivän ja yrityksesi tietojen (nimen, osoitteen ja y-tunnuksen), ostajan yhteystietojen, palvelun luonteen ja suorituspäivän sekä hintatietojen (verottoman yksikköhinnan, verokannan ja ALV:n osuuden) lisäksi. Jos haluat personoida laskupohjaa ja lisäillä siihen esimerkiksi oman logosi tai laskun maksamista helpottavan (ja virhelyöntien määrää vähentävän) viivakoodin tai automatisoidun viivakoodin, joudut yleensä päivittämään laskupohjan maksulliseksi versioksi. Jossain palveluissa voi lähettää tietyn määrän laskuja kuussa ilmaiseksi. Ilmaislaskujen määrä voi olla esimerkiksi 10 kappaletta. Tämän rahan ylityttyä joudut maksamaan laskupohjista, esimerkiksi kympin kuussa, ja jos haluat yhdistää laskupohjiin lisäpalveluita, kuten laskujen maksun seurantaa, kuukausiveloitus kasvaa. Kun laskupohjien luontiin yhdistetään lisäpalveluita, puhutaan jo laskutusohjelmasta.

Toiminnan laajentuessa kannattaa harkita laskutusohjelmaa

Kun yrityksen toiminta laajenee ja laskuja alkaa lähteä kuukaudessa yli 10, alkaa yrittäjä viimeistään silloin kaivata apua laskutuksen hoitoon ja suoritusten seuraamiseen. Jokin halpa, sähköinen kirjanpito- ja laskutusohjelma voi olla silloin paras ratkaisu. Yrittäjältä säästyy aikaa varsinaiseen työntekoon, kun laskutusohjelma hoitaa ison osan hänen puolestaan.

Laskutusohjelmien laskuista löytyy yleensä se edellä mainittu viivakoodi, mikä parantaa laskun mahdollisuuksia tulla maksetuksi ajallaan ja löytää oikeaan osoitteeseen. Laskutusohjelma sisältää usein laskujen lähetyspalvelun ja verkkolaskumahdollisuuden. Mitä helpompi ja nopeampi laskutuspalvelu, sen parempi yrittäjän kannalta. Plussa tulee siitä, jos se ei vaadi latauksia tai asennuksia omalle tietokoneelle. Kätevin laskutusohjelma on sellainen pilvipalvelu, mikä sopii myös reskontran ja myynnin seurantaan. Maksullisen laskutusohjelman järjestelmä pitää kirjaa laskujen maksamisista ja lähetetyistä muistutusten määristä. Laskut ovat siis varmassa tallessa, järjestyksessä ja aina ajan tasalla. Ostajan tiedot tulevat viralliselle, tyylikkäälle ja ehkä myös yrityksen logolla varustellulle laskulle suoraan asiakasrekisteristä. Jos uusien asiakkaiden tiedot tallentuvat pilvipalveluun laskun teon yhteydessä, on laskutusohjelma erityisen kätevä.

Hyvässä laskutusohjelmassa on paljon sen käyttämistä ja laskujen lähettämistä helpottavia toimintoja. Esimerkiksi yhdistyksen jäsenmaksut tulevat hoidettua uskomattoman nopeasti, jos laskun voi kopioida uudelle pohjalla uuden laskunsaajan tiedoilla. Jos yhdistyksessä on tuhansia jäseniä, veisi vuosittaisten jäsenmaksu-laskujen laatiminen manuaalisesti (tai laskupohjilla) valtavasti aikaa! Laskutusohjelma saattaa hoitaa myös hyvityslaskut asiakkaille. Hyvät ja monipuoliset laskutusohjelmat eivät ole kalliita. Verkkolaskutuksen, asiakas- ja tuoterekisterin, viitenumeroinnin ja reskontran seuraamisen sisältävän laskutusohjelman saa halvimmillaan noin 10 eurolla kuussa. Vuositilaus voi kerralla maksettuna olla tätäkin halvempi. 

Kannattaako yritysten tehdä Internet-markkinointia vai lehtimainontaa?

Lehtimainonta tai internet-markkinointi

Verkkokaupan internet-markkinointi on tehokasta ja tuottoisaa – oikein toteutettuna. Tämä ei tarkoita sitä, että yritysten pitäisi hylätä kokonaan lehtimainonta. Lähes 80 % suomalaisista tarttuu edelleen joka viikko johonkin painettuun lehteen, ja lehdessä julkaistu mainos saa yleisöltään jakamattoman huomion. Hyvin suunniteltu ja kohdennettu lehtimainonta toimii edelleen. Ideaalitapauksessa yrittäjä löytää sopivan balanssin lehti- ja internet-mainonnan välillä. Kukaan ei voi etukäteen kertoa, millainen kombo toimii parhaiten, mutta kokeilujen ja asiantuntevien vinkkien avulla kaikki on mahdollista. Uuden yrittäjän on aina aluksi vaikeaa saada näkyvyyttä, mutta sitkeys ja mainontaan panostaminen palkitaan.

Verkkosivut ovat tänä päivänä must

Jokaisen yrityksen pitää tänä päivänä olla ainakin jollain tasolla tavoitettavissa internetissä. Kun asiakas etsii vaikkapa juvalaista kaivinkoneurakoitsijaa, hän mitä todennäköisemmin avaa internet-selaimen ja kirjoittaa Googlen hakukonekenttään paikkakuntansa nimen ja jonkin kaivinkoneurakointiin liittyvän termin. Iso osa Googlen käyttäjistä ei lähde selailemaan kovin monta hakutulossivua, vaan klikkaa auki pari ensimmäistä osumaa ja kaivaa puhelimen esiin. Juvalaisen kaivinkoneurakoitsijan pitää siis pyrkiä näkymään hakutulosten alkupäässä, jotta myyntiä syntyy. Mikäli kaivaminen ja kaivinkoneen huolto vievät urakoitsijan kaiken ajan eikä verkkosivujen, blogin tai some-tilin päivittäminen muutenkaan tunnu omalta, voi sivujen perustamisen ja ylläpidon ulkoistaa. Vaikka kaivinkoneurakoitsijan ei keikkaa saadakseen tarvitsisikaan pitää blogia ja päivittää somessa viimeaikaisia kuulumisiaan koneen puikkoja toisella kädellä ohjaillen, on yrittäjällä kuitenkin oltava jonkin näköinen verkkosivu, jossa kerrotaan mitä hän tekee ja millä alueella, ja mistä numerosta pyytää tarjous. Varsinkin nuoret etsivät lähes kaiken tarvitsemansa tiedon internetistä.

Etenkin vanhemmat ihmiset seuraavat yhä myös paikallislehtien ilmoittelua, joten esimerkkitapaus kaivinkoneurakoitsijan kannattaa silloin tällöin laittaa lehtiinkin pieni ilmoitus toiminnastaan. Jos kotiin ei mitään sanomalehtiä, ilmaisjakelulehtiä tai aikakauslehtiä tule, saattaa sellaisiin törmätä työpaikan kahvihuoneessa tai vaikkapa hammaslääkärin vastaanotolla. Lehteä selaillessa tulee kuin puolivahingossa noteeranneeksi myös mainokset. Alitajuntaan saattaa jäädä pysyvä muistikuva kaivinkoneensa vieressä poseeranneesta yrittäjästä, ja kun myöhemmässä elämänvaiheessa on tarvetta kaivinkonetöille, juolahtanee tämä lehdessä mainostanut heppu ensimmäisenä mieleen. Myös lehtimainontaa kannattaa suunnitella ja kohdentaa, ja tähänkin on saatavilla asiantuntevaa apua.

Mitä internet-mainonta on?

Jokaisella suomalaisella on varmasti käsitys siitä, millaista lehti- tai TV-mainonta on, mutta läheskään kaikki eivät ole perillä siitä, miten monipuolinen ala internet-mainonta parhaimmillaan on. Verkkosivut pitää olla, se jo käytiin läpi. Verkkosivujen pitää kuitenkin olla mahdollisimman optimoidut, jos alalla on paljon kilpailua. Optimoidut verkkosivut tai blogi ovat internet-mainonnan ja internet-markkinoinnin kulmakivi. Yrityksellä on parhaassa tapauksessa sekä verkkosivusto että yrityksen toiminnasta tai sen toimialasta kertova blogi. Lisäksi kannattaa ylläpitää sivuja sosiaalisessa mediassa, ja julkaista mielenkiintoisia päivityksiä, houkuttelevia kuvia ja mukaansatempaavia videoita. Sosiaalisessa mediassa voi mainostaa erilaisilla kampanjoilla, joilla on tarkoitus houkutella uusia asiakkaita käymään yrityksen verkkosivuilla. Yksi klikkaus maksaa yleensä noin 30 senttiä. Yritys voi myös tehdä affiliate-sopimuksia, jolloin se maksaa itseään omilla verkkosivuillaan tai blogeissaan mainostaville henkilöille komissiota tapahtuneista myynneistä, tai klikkausperusteisia palkkioita.

Internet-markkinointi

Kaikki tämä kuulostaa aikaavievältä, ja sitä se onkin, mutta tähän käytetylle ajalle (tai palvelun ulkoistamiseen tai teettämiseen käytetylle rahalle) tulee hyvää vastinetta. Monikanavainen, kohdennettu ja hyvin suunniteltu internet-mainonta tavoittaa suuret joukot nopeasti ja verrattain edullisesti. Lisäksi mainosten vaikuttavuus ja tuottavuus on helposti mitattavissa erilaisten havainnointityökalujen avulla. Vähän kerrallaan mainostaja oppii enemmän potentiaalisten asiakkaidensa tarpeista ja kiinnostuksen kohteista, ja voi näin tarjota entistä kohdennetumpaa ja tuottavampaa mainontaa. Lehtimainosten tehokkuutta ei voi samalla tavalla mitata ja analysoida, joten se on aina enemmän tai vähemmän hakuammuntaa. Internet-mainonta ei vaadi pitkäaikaisia ja kalliita mainossopimuksia. Yrittäjä näkee reaaliajassa, paljonko rahaa mihinkin mainoskanavaan on jo mennyt. Tuottamattomat kampanjat kannattaa lopettaa ja keskittyä tuottavimpiin tapoihin.

Facebookissa voi saada myös ilmaista mainontaa, jos pyytää kanta-asiakkaitaan tykkäämään sivustostaan ja jakamaan sen julkaisuja. Facebookissa mainostaminen on helppoa kohdentaa tietylle ikäryhmälle tai esimerkiksi koulutustason, siviilisäädyn tai harrastuneisuuden perusteella. Kun tunnet kohderyhmäsi, tiedät, kannattaako panostaa myös Pinterestissä, Twitterissä tai Youtubessa mainostamiseen. Ei pidä unohtaa myöskään sähköpostimarkkinointia, sillä sen avulla vanhat asiakkaat saadaan usein tilaamaan yrityksen tuotteita tai palveluja yhä uudelleen.

Tuotteiden ja palveluiden vertailu Internetissä

Kotimainen vertailusivu - kuvakaappaus

Tällä vuosituhannella internetin olemassaolo on useimmille itsestäänselvyys eivätkä monet edes muista aikaa, jolloin internetin käyttömahdollisuus ei ollut arkipäivää. Teknologisten innovaatioiden seurauksena internetin käyttö yleistyi ja käyttökustannuksista tuli edullisempia. Ajan kuluessa internetistä kuoriutui vuorovaikutuksellinen tietopankki, joka tehosti reaaliaikaista tiedonkulkua eri osapuolten välillä. Yksi monista internetin tuomista arjen helpotuksista on tehokas tuotevertailu.

Internet – valtava tietosaavi

Internetin kautta yritysten on mahdollista välittää valtava määrä informaatiota, joista potentiaalisille asiakkaille tärkeimpiin kuuluvat muun muassa tuotetekniset- ja hintatiedot. Koska yhä useammat tuotevalmistajat ja jälleenmyyjät lisäävät tuotetietoja internetiin, meillä on mahdollisuus vierailla miljoonien eri tuotteiden keskitetyssä markkinapaikassa missä tahansa, mihin vuorokaudenaikaan tahansa ja millä päätelaitteella tahansa. Meidän ei tarvitse tyytyä pelkästään paikallismarkkinoihin, vaan voimme vertailla tuotteita ja hintoja kansainvälisellä tasolla. Näin ollen World Wide Web on myös lisännyt markkinatehokkuutta edistämällä ostajien ja myyjien kohtaamista maantieteellisestä etäisyydestä riippumatta.

Tarvittavan tiedon etsiminen on pyritty tekemään käyttäjälle mahdollisimman helpoksi. Kuluttaja voi etsiä haluamansa tiedon massiivisesta datapankista erilaisilla hakutyökaluilla, esimerkiksi googlettamalla, eri tuotevalmistajien ja jälleenmyyjien omilta verkkosivuilta tai tuote- ja hintavertailuun erikoistuneilta sivustoilta. Internetin reaaliaikaisuus ja vuorovaikutuksellisuus mahdollistavat myös tuotteisiin liittyvien kysymysten esittämisen, esimerkiksi sähköisten kysymyslomakkeiden tai chat-palvelujen välityksellä. Mikäli haluat vakuuttua asiakasnäkökulman kautta, voit vertailla tuotteita muiden ostajien käyttökokemusten pohjalta erilaisilla keskustelupalstoilla. Lisäksi tuotearvosteluja ja palautteita löytyy usein sekä myyjien omilta sivuilta että käyttäjien blogeista ja foorumeista. Erilaisten tuotteiden laaja tarjonta sekä kehittynyt logistiikka antavat mahdollisuuden valita juuri omiin tarpeisiimme sopivat tuotteet. Vastaavasti internetin monipuoliset tietokannat ja kehittynyt tiedonvälitys antavat mahdollisuuden valita tuotevertailuun juuri omiin tarpeisiimme sopivat tietoväylät.

Vertailusivut apuna tiedon etsijälle

Havainnollistaaksemme internetiä tuotevertailun kehityksen mahdollistajana, on meidän muisteltava aikaa ennen internetin yleistyttyä kotitalouksien käyttöön. Vielä 1990-luvun alussa tuotetietoja välittivät pääasiassa vain muut mediat, kuten televisio, radio sekä sanoma- ja aikakausilehdet. Yritykset julkaisivat katalogeja ja postiluukusta tulvi paperisia mainoslehtisiä kodinkoneista ja kosmetiikkatuotteista. Mikäli et sattunut olemaan mainonnan aikana oikeassa paikassa oikeaan aikaan, oli sinun mentävä myymälään vertailemaan tuotteita.

Kotimainen vertailusivu - kuvakaappaus

Houkuttelevat lehtitarjoukset ja tilaajalahjat

Yksi hyvä esimerkki ovat aikakausilehdet ja niiden markkinointi. Puhelinmyyjät soittelevat jatkuvasti ja tyrkyttävät edullisia lehtiä kampanjalahjoineen. Siinä kiireessä on erittäin vaikea päättää onko Fit vai Sport parempi lehti, koska myyjä tarjoaa uutta sykemittaria kylkiäisenä. Tällaisien tilanteiden varalle on mahtavaa, että netistä löytyy sivustoja, jotka ovat listanneet parhaat tilaajalahjat samassa paikassa. Eipähän tarvitse harmitella, että tuli turhaan tilattua lehti puhelimessa, vaan voi rauhassa tutustua eri lehtitalojen tarjontaan.

Itsellesi merkittävien tuotehankintojen vuoksi jouduit usein vierailemaan lähes kymmenessä eri myymälässä paikan päällä. Kiireisinä aikoina saatoit selvitä muutamalla puhelinsoitolla optimaalisimman tuotteen löytääksesi. Jos halusit vaalia itsenäistä tiedonhankintaa ja minimoida sosiaalisen kanssakäymisen vaikutukset ostopäätöksiisi, oli se tuolloin vähintäänkin hankalaa. Myös yrityksille ajat olivat kovat. Mahdollisuudet kohdennettuun markkinointiin olivat rajalliset, eikä uusasiakashankintaan ollut hyödynnettävissä nykyaikaista data-analytiikkaa saatikka teknisiä resursseja.

Miten pärjäisit ilman nettiyhteyttä?

Vaihtoehtoisesti voimme leikitellä myös hieman erilaisella kauhuskenaariolla: mitä jos sinulla ei olisi enää huomisesta alkaen internetiä käytettävissäsi? Äkkiseltään mieleen tulee kaksi vaihtoehtoa: voit joko ottaa syanidikapselin tai käyttää tiedonhakuun tästä lähtien vain muita kuin internetin tarjoamia lähteitä ja toimintoja. Pääsyy siihen, miksi jälkimmäinenkin vaihtoehto tuntuu kovin epämiellyttävältä, on se, että monet nyky-yhteiskunnan ilmiöt ja toiminnot rakentuvat internetin varaan. On olemassa paljon tuoteinformaatiota, joka löytyy vain ja ainoastaan internetistä. Etävuorovaikutus eri tahojen välillä on täysin sähköisen verkon varassa ja ihmiset olettavat tavoittavansa toisensa helpoimmin verkkoviestinnällä.

Mummo lukee kirjaa lastenlasten kanssa

Mitä päivittäiseen tapakulttuuriimme tulee, niin koko kansa, lapsia ja vanhuksia myöten, on tottunut hyödyntämään internetin tuomia mahdollisuuksia jatkuvasti. Kulttuurimme on yhtä tietoyhteiskunnan kanssa (lue aiheesta Valtioneuvoston julkaisu). Internetin ja sen tarjoamien datatyökalujen puuttuessa, olisi kovin aikaa vievää seuloa spesifejä tuotetietoja, kuten valmistuksen eettisiä periaatteita tai saatavuutta työpaikkasi lähimyymälöissä.

Nämä seikat korostavat internetin luomista tuotevertailueduista erityisesti tiedonvälityksen nopeutta, saavutettavuutta ja vuorovaikutuksellisuutta. Myyjät ja ostajat tavoittavat toisensa molemminpuolisesti verkkomarkkinoilla, eivätkä etsintäkustannukset muodostu kummallekaan osapuolelle suuriksi. Sekä aikaa että vaivaa säästyy. Hakutyökalut mahdollistavat tiedon eriteltävyyden ja täsmäävyyden kuluttajan tarpeita vastaavaksi. Tuotteiden ja niihin liittyvän tiedon määrän kasvaessa, voimme myös olettaa erilaisten tuotevertailuun hyödynnettävien väylien lisääntyvän lähitulevaisuudessa. Mahdollisesti tulevat tuotevertailuteknologiat löytävät tarpeisiimme sopivimmat tuotteet puolestamme jo ennen kuin itse ehdimme aloittaa tietoista tuotevertailuprosessia. Olkoon ajatus sitten pelottava tai houkutteleva, tulevaisuudessa pitäisimme varmasti uusimpia teknisiä ratkaisuja kiistattoman käytännöllisinä. Tätä aihetta pohdimme aikaisemmin edellisessä blogikirjoituksessa “Kannattaako yritysten jakaa avoimesti tietoa tuotteistaan ja palveluistaan netissä?”, jonka voit lukea kokonaisuudessaan täältä.

Navigation